左メニュー［システム設定］－［基本設定タブ］－［社員タブ］で行う設定についてご案内します。
目次
- 「支店」の登録
- 「部署」の登録
- 「社員」の登録
印鑑の設定
Office365アカウントの設定（V4.0.12～）
メールアカウントの設定 - 「グループ」の登録
- 「設備」の登録
- 「職種」の登録
- 「役割」の登録
- 組織構成
- 社員権限設定一覧表
- システム設定権限パターン
- 「報告パターン」の登録
- 「社員自由欄」の登録
- 「在席状態」の登録
「支店」の登録
登録する社員は［支店］と［部署］の二階層に属します。支店の作成は下記の通りです。
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［支店］ をクリックします。
- ［新規］をクリックします。
- ［支店名］を入力して［登録］をクリックします。
項目名 サイズ 内容 支店名（必須） 最大 40 バイト 支店名を入力します。長い名称を登録すると画面で見づらくなる場合がありますので、 ご調整ください。（例：本社） 郵便番号 半角数字、ハイフン 最大 8 バイト
登録する支店所在地の郵便番号です。 住所 最大 80 バイト 登録する支店所在地の都道府県からビル名までを入力します。 代表 TEL 半角数字、ハイフン 最大 20 バイト
登録する支店の代表電話番号を入力します。 支店スローガン 最大 256 バイト 登録する支店に所属する社員が BizMagic へログインの際にポップアップメッセージとして表示されます。 コメント 最大 80 バイト 登録する支店にコメントを入力します。
「部署」の登録
［部署］は前項で登録した［支店］に属します。部署登録後に［社員］を登録します。
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［部署］ をクリックします。
- ［支店選択］から支店を選択し、［部署名］等を入力して［登録］をクリックします。
項目名 サイズ 内容 支店選択 (必須) ― ［部署］が所属する［支店］を選択します。 部署名 (必須) 最大60バイト ［部署名］を入力します。（例：「ソリューションG」） 長い名称を登録すると画面で見づらくなる場合がありますので、ご調整ください。
コメント 最大80バイト 登録する部署にコメントを入力します。 ■POINT
- 部署の登録を工夫することにより、社員の一覧表示が見やすくなるほか、異動や退職時の処理を容易にすることができます。また、実際の部署とBizMagic上での部署を異なる配置にすることにより、応用的な利用が可能となります。
- 部署名の登録数に制限はありませんが、過度に細分化して登録すると［予定表］表示が分散する等、運用上に支障をきたすおそれがあります。
■NOTE
- 「デフォルト部署」はインストール時から登録されている部署です。名称を変更して利用出来ます。
- 部署名の変更は［全社管理者権限］または［支店管理者権限］、［社員特別権限］が必要です。
- 携帯電話等の機種によってはすべての文字数を表示することは出来ません。長い部署名になる場合は省略してご登録ください。
- ［部署］は［社員］よりも先に登録します。
「社員」の登録
BizMagicを利用するには［社員］の登録が必要です。社員は［部署］に所属します。事前に［支店］登録と［部署］登録が必要です。
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［社員］をクリックします。
- 部署選択で［支店］と［部署］を選択して［新規］をクリックします。
- 各項目を入力して［登録］をクリックします。
項目名 データタイプ等 内容 支店・部署 (必須) - 登録社員が所属する［支店］と［部署］を選択します。 社員(必須) 最大30バイト 登録社員の［社員名］を入力します。 ログインID(必須) 半角英数
記号
最大20バイトログインに使用する［ログインID］を入力します。システム内で一意にする必要あります。［社員］を削除した場合、削除した［ログインID］は新たに利用できます。 パスワード(必須) 半角英数
記号
最大40バイトログインに使用する［パスワード］を入力します。 パスワード（確認）(必須) 同上 ［パスワード］と同一です。 権限 全社管理者 ［システム設定］機能を全て利用出来ます。情報の読取りと書込みに一部制限があります。 支店管理者 支店に関する［システム設定］機能を全て利用出来ます。情報の読取りと書込みに一部制限があります。 部署管理者 所属する部署に関する［システム設定］機能を全て利用出来ます。情報の読取りと書込みに一部制限があります。 一般 情報の読取りと書込みに一部制限があります。 派遣 情報の読取りのみ可能です。変更や登録は出来ません。 ゲスト 社員が退職した際に、情報を残したままライセンスを空けるために使用する権限です。一部情報の表示が可能です。利用出来る機能は限定されています。 特別権限 （［権限］以外に各機能の特別権限を設定します）
顧客 全ての［顧客情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 顧客担当者 全ての［顧客担当者情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。ただし、［特別権限］-［顧客］のチェックも必須となります。 案件 全ての［案件情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 社員 全ての［社員情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 個人情報保護責任者 ［CSV出力］の際［承認］もしくは［報告］を受けとる社員です。［CSV出力］を利用する場合は、必ず１名以上設定します。 プロジェクト 全ての［プロジェクト情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 システム設定権限 － ［システム設定］の各項目について、個別に変更権限を設定できます。 システム設定権限パターン － ［システム設定］－［システム設定権限パターン］の内容を設定できます。 予定変更可能社員 － 登録社員の［予定］を変更できる社員を設定します。 見積変更可能社員 － 登録社員が登録した［見積］を変更できる社員を設定します。 役職 登録社員の［役職］を入力します。 職種 登録社員の［職種］を選択します。 電話番号 半角数字・ハイフン
最大20バイト登録社員の［電話番号］を入力します。 メールアドレス 最大60バイト
記号登録社員の［E-Mailアドレス］を入力します。 携帯番号 半角数字
ハイフン
最大15バイト登録社員の社員携帯電話番号を入力します。 携帯メールアドレス 半角英数
記号
最大60バイト登録社員の携帯電話のメールアドレスを入力します。［伝言メモ］機能などで［緊急］にチェックを入れると、こちらの登録アドレスへメールが送信されます。 メッセージ通知アイコン ― ［メッセージBox］メニュー横の［メッセージ通知アイコン］の利用可否を選択が出来ます。 自動明細内訳番号 最大10バイト 通話利用料金明細を振り分けて発行するサービスが利用可能な場合に指定します。［自動明細振分を利用］と対で利用します。 自動明細振分を利用 ― ［自動明細内訳番号］の機能を利用する場合にチェックします。 ロックアウト ― BizMagicへログインする際に、規定回数パスワードを間違えた場合、規定時間ログインが禁止されます。
［全社管理者］、［社員特別権限］を付与されている社員は、他社員の［ロックアウト］欄へチェックを入れる事で、ログインを規定時間禁止する事が出来ます。
また、［支店管理者］は自支店の、［部署管理者］は自部署の社員の［ロックアウト］欄にチェックを入れることが可能です。
ロックアウトは上記権限社員がチェックを外すことにより解除できます。印鑑 ― ［見積］オプションを付与した場合表示されます。登録手順は印鑑の設定をご参照ください。 Office365アカウント （V4.0.12～）
― ［グループウェア］オプションを利用中で、［各種設定］－［Office365連携］で［連携する］にチェックした場合に表示されます。登録手順はOffice365アカウントの設定をご参照ください。 勤務地（V4.0.12～） ― マップ機能を使用する場合に表示されます。［顧客―自社フラグ］にチェックが入った顧客をプルダウンから選択します。マップ機能での［勤務地からの経路］の検索で使用します。 社員自由欄 ― ［システム設定］-［社員自由欄］で設定した項目が表示されます。 報告先 ― ［報告先］グループを選択します。この報告先は［日報作成］機能を利用する際などに利用されます。
※新規社員登録時には設定出来ません。所属グループ ― ［システム設定］-［グループ］で設定した［グループ名称］が表示されます。 - ［全社管理者権限］社員がロックアウトされた場合、他権限社員ではロックアウトの解除は出来ないため、［全社管理者権限］は複数社員へ付与する必要があります。
- ［社員］の削除は［全社管理者権限］または［社員特別権限］社員が行うことができます。また、［支店管理者権限］社員は自支店社員の削除が可能です。［部署管理者権限］社員は自部署の社員の削除が可能です。
- 削除された社員の登録データは参照可能ですが、検索の条件として指定することは出来ません。
- ［社員］の［支店］［部署］を更新をすると、該当社員の過去データを含めた全ての情報が更新されます。
- ログイン社員の［権限］変更は、付与されている権限より上位権限への変更は出来ません。
- ［ロックアウト］時間の規定値は変更可能です。（参照：各種設定関連）
印鑑の設定
［見積］オプションをご利用の場合、［印鑑］項目が追加されます。［見積テンプレート］の設定により、こちらで登録された印鑑が見積書へ押印されます。
- ［設定］ボタンをクリックします。
- ［ファイルを選択］をクリックして印鑑ファイルを指定します。選択できるファイル拡張子は jpg、jpeg、png、gif となります。
- ［設定］をクリックします。
- ［登録］もしくは［更新］ボタンをクリックします。
Office365アカウントの設定（V4.0.12～）
1.［設定］ボタンをクリックします。
2. 各項目を入力、チェックして［設定］をクリックします。
各項目の詳細は下記の通りです。
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| ユーザーID | Office365のユーザーIDを入力します。 |
| パスワード | Office365のパスワードを入力します。 |
| 予定表 | ［同期を行う］へチェックを入れると、予定登録時にOutlook予定表へも予定が登録されます。
［添付資料の同期を行う］へチェックを入れると、予定登録時にテキストの他に添付資料もOutlook予定表へ登録されます。 |
メールアカウントの設定
［社員-更新］画面の［e-mailアドレス］右の［設定］をクリックすると、メールアカウントの設定を行うことができます。この設定により［見 積］や［メール］メニューよりメール送信が可能です。
- ［社員］－［E-Mailアドレス］に送信用アドレスを入力して［設定］をクリックします。
- ［社員］－メールアカウント］設定画面が表示されます。各項目設定します。
項目名 内容 送信メールアカウント名 送信メールアカウントの情報を各項目へ入力します。入力値はご契約されているメールアカウントの内容となります * Gmailをご使用の場合、Gmail側の設定が必要になります。詳しくはGmailのマニュアルを御覧ください。
送信メールアカウントパスワード 送信メールサーバー 送信メールサーバーポート番号 差出人名 送信済みメール保存 BizMagicから送信したメールを、メールサーバーのメールボックスに保存する場合チェックを入れます。（お使いのメールボックスがIMAP対応の場合のみご使用できます。） 保存メールボックスアカウント設定 保存メールボックスのIMAP認証が送信メールサーバーと同じ場合チェックしてください。 IMAPメールアカウント名 ［保存メールボックスアカウント設定］にチェックを入れない場合は入力してください。 IMAPメールアカウントパスワード IMAPメールサーバー IMAPメールサーバーポート番号 メールサーバー(IMAP)のポート番号を入力してください。 送信済みメール保存フォルダ 送信済みメールを保存するフォルダパスを指定してください。 ①［フォルダ一覧取得］をクリックします。
②プルダウンに、お使いのメールボックスのフォルダが表示されます。保存フォルダ選択します。
① ［<<選択］をクリックします。
BCCに自メールアドレス追加 メール作成時、デフォルトでBCCに自分のメールアドレスが追加されます。 社員へEメール送信 宛先に社員が設定されている場合、Eメール送信をデフォルトに設定します。 社員宛にBizMagic内のメッセージも送信されます。
メール署名 デフォルトで入力される署名を入力してください。
2.各項目の入力が完了したら、［メールテスト］をクリックします。
①［メールテスト］をクリックします。
②［OK］をクリックします。
③メールテストが正常に行われた場合、設定したメールアドレス宛にテストメールが送信されます。
4.［設定］をクリックします
5.［更新］をクリックしてメールの設定は完了です。
「グループ」の登録
［支店］、［部署］の垣根を越えてグループを構成することが出来ます
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［グループ］をクリックします。
- ［新規］をクリックします。
- ［支店名］、［グループ名］等を選択、入力して［選択］をクリックします。
- ［選択］［解除］ボタンを利用して、登録社員を［選択された社員リスト］へ移動し［確定］をクリックします。
項目名 サイズ 内容 支店名 ― ［支店］を選択します。 グループ名 (必須) 最大40バイト 登録する［グループ名］を入力します。（例：BizMagic販売営業チーム） コメント 最大80バイト 登録する［グループ名］にコメントを入力できます。（例：BizMagic販売営業チーム） 参加社員 (必須) ― グループに属する［社員］を選択します。また［グループリーダー］を一名設定します。 必ず選択する必要があります。
- ［リーダー］を1名選択して［登録］をクリックします。
- ［クループ］は各種画面での［社員選択］で利用可能です。
- 「グループ」の登録を行う以前に［支店］［部署］［社員］の登録が必要です。
- ［グループ］は［支店］に属します。支店が異なる場合は同じグループ名を登録可能です。
画面例
システムに共通な社員選択（選択）
［接点記録］（公開部署の選択）
「設備」の登録
会議室やプロジェクター、ノートパソコンなどの使用状況を管理する事が出来ます
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［設備］をクリックします。
- ［新規］をクリックします。
- ［所属支店］を選択、［設備名］等を入力して［登録］ をクリックします。
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 サイズ 内容 支店名 (必須) ― 登録する［設備］が所属する［支店］を選択します。 設備名 (必須) 最大80バイト 登録する［設備名］を入力します。（例：「会議室A」「会議用プロジェクター」） コメント 最大256バイト 登録する［設備名］にコメントを入力します。（例：本社3階会議室A）
画面例
［設備予約一覧］
［予定表］（設備予約）
「職種」の登録
社員毎に［職種］を登録することにより、［対応形態］や［内容概略］、［結果］を職種別に表示できます。
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［職種］をクリックします。
- ［新規］クリック
- ［職種名］等を入力し［登録］をクリック
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 サイズ 内容 職種名 (必須) 最大30バイト 登録する［職種名］を入力します。（例：営業） コメント 最大80バイト 登録する職種名にコメントを入力できます。（例：営業職）
- 職種の登録が完了しました。
- ［職種］は必須項目ではありません。必要に応じて作成ください。
- ［職種］を設定すると、［職種別対応形態］［職種別内容概略］［職種別結果］項目で、職種別の選択肢を作成する事ができます。
「役割」の登録
［役割］項目は［顧客情報］［案件情報］－［自社担当者］項目横に表示されます。自社社員の役割を明確にするために利用します
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［役割］をクリックします。
- ［新規］クリックします。
- ［役割名］等を入力し［登録］をクリック します。
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 サイズ 内容 役割名(必須) 最大30バイト 登録する［役割名］を入力します。（例：営業主担当者） コメント 最大80バイト 登録する［役割名］にコメントを入力できます。（例：顧客に対し第一営業窓口とする。）
- 役割の登録が完了しました。
- ［役割］項目は必要に応じてご利用ください。
利用例
［顧客－登録］（自社担当者の役割選択）
組織構成
登録した社員の組織構成を表示します。支店ごと、または全社の構成を見ることが出来ます
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［組織構成］をクリックします。
- 支店を選択すると、支店は以下の部署名、社員名が表示されます。
社員権限設定一覧表
［社員］に紐付く［権限］や［特別権限］などを一覧で確認、修正出来ます。［権限設定一覧表］は［全社管理者権限］社員のみ利用可能です。
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［社員権限設定一覧表］をクリックします。
- ［社員権限設定一覧表］が表示されます。付与されている［権限］、［特別権限］を確認、設定して［設定］ をクリックします。
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 内容 権限 社員の［権限］を確認、設定します。 全社管理者 ［システム設定］機能を全て利用出来ます。 情報の読取りと書込みに一部制限があります。
支店管理者 ［システム設定］の所属する支店に関する機能を全て利用出来ます。 情報の読取りと書込みに一部制限があります。
部署管理者 ［システム設定］機能の所属する部署に関する機能を全て利用出来ます。 情報の読取りと書込みに一部制限があります。
一般 情報の読取りと書込みに一部制限があります。 派遣 情報の読取りのみ可能です。変更や登録は出来ません。 ゲスト 社員が退職した際に、情報を残したままライセンスを空けるために使用する権限です。一部情報の表示が可能です。利用出来る機能は限定されています。 特別権限 社員の［権限］設定以外に、各情報を変更可能な特別権限を設定出来ます。 顧客 全ての［顧客情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 顧客担当者 全ての［顧客担当者情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 案件 全ての［案件情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 社員 全ての［社員情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 個人情報保護責任者 ［CSV出力］の際［承認］もしくは［報告］を受けます。 ［CSV出力］を利用する場合は、一名以上設定します。
プロジェクト 全ての［プロジェクト情報］に対し［登録］［更新］［削除］が可能です。 システム設定権限パターン ［システム設定］の変更出来る各項目をパターン化する事が出来、そのパターンを選択する事によりシステム設定権限を１つずつ選択する必要がなくなります。 システム設定権限 社員の権限以外に［システム設定］の各項目を変更出来る権限を設定出来ます。
システム設定権限パターン
［システム設定］内の項目をパターン化して、変更権限のない社員に権限を与えることが出来ます
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［システム設定権限パターン］をクリックします。
- ［新規］クリックします。
- ［システム設定権限パターン名］等を入力し［選択］をクリック します。
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 サイズ 内容 システム設定権限パターン名(必須) 最大256バイト 登録する［システム設定権限パターン名］を入力します。 （例：案件用システム設定パターン）
コメント 最大1024バイト ［システム設定権限パターン名］にコメントを入力できます。 - 権限パターンに登録する［システム設定］項目を選択して［確定］をクリックします。
- ［登録］をクリックします。
- ［システム設定権限パターン］が登録されました。
「報告パターン」の登録
［日報］や［接点記録］の報告先のパターンを登録できます。［報告パターン］は社員単位で設定します
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［報告パターン］をクリックします。
- ［社員選択］で対象社員を選択して［新規］クリックします。
- ［報告パターン名］、［送信方法］、［日報報告先］を選択、入力して［選択］をクリックします。
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 サイズ 内容 報告パターン名 (必須) 最大64バイト 登録する［報告パターン名］を入力します。（例：「BizMagicプロジェクト」） 送信方式 (必須) ― 送信するタイミングを選択します。 同報：一斉に送信します。
回覧：一覧の上から順に送信します。
日報報告先 ― 登録する報告パターンを日報送信先とする場合にチェックを入れます。
- 報告先に設定する社員を選択して［確定］をクリックします。
- ［登録］をクリックします。
- ［報告パターン］が登録されました。
- ［日報］-［報告先一覧］欄などからも、新たな［報告パターン］の登録を行うことが出来ます。
利用例
［日報］（報告先一覧に報告パターンで登録した日報報告先が自動選択）
［接点記録］（報告先で登録してある報告パターン選択）
「社員自由欄」の登録
［社員－詳細］画面に最大40項目の自由欄を追加する事が出来ます
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［社員自由欄］をクリックします。
- ［データタイプ］を選択して［自由欄追加］ をクリック
- ［タイトル］を入力、［利用］［必須］［表示順］［権限］選択して［設定］ をクリック
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 サイズ 内容 データタイプ ― 各項目の入力方法を指定出来ます。以下より選択します。 文字 最大120バイト テキスト 最大2048バイト 整数 最大12桁（3桁ごとに自動でカンマ区切り） 数値 最大１０桁・小数部５桁（3桁ごとに自動でカンマ区切り） チェック チェックボックス表示 チェック（複数） 複数選択チェックボックス表示。（選択内容は［自由設定リスト］から選択） 日付 日付選択のリストボックス表示 リスト リストボックス表示（選択内容は［自由設定リスト］から選択） 顧客 ［顧客情報］から選択 顧客担当者 ［顧客担当者情報］から選択可能 社員 ［社員情報］から選択可能 添付ファイル 1ファイル添付可能 半角英数記号 最大128バイトまで入力可能 タイトル(必須) 最大80バイト 項目名を入力します。 利用 ― チェック時に［社員情報登録］画面や［詳細］画面に自由欄が表示されます。 必須 ― 項目の必須設定を指定します。チェック時には項目欄へ［必須］と赤字で表示されます。 権限 ― 使用可能な権限の設定が出来ます。設定した権限以上社員が使用可能となります。初期設定で権限設定はされていません。
- ［社員自由欄］は全社員に表示されます。支店・部署単位での表示設定は出来ません。
- ［社員自由欄］設定画面で［利用］のチェックを外すと項目は表示されませんが、登録した情報はデータベースに保持されています。再度チェックを付けると項目が表示され、登録した情報を閲覧できます。
「在席状態」の登録
社員の在席状態を［予定表］などへ表示出来ます
- 左メニュー［システム設定］－［社員 / 権限 / 日報］－［在席状態］をクリックします。
- ［新規］クリックします。
- ［在席状態名］等を入力し、［アイコン］や［背景色］選択して［登録］ をクリックします。
各項目の詳細は下記の通りです。項目名 サイズ 内容 在席状態名 (必須) 最大80バイト 登録する［在席状態名］を入力します。（例：外出） アイコン ― ［在席状態名］に［アイコン］を選択出来ます。 背景色 ― ［在席状態名］に［背景色］を選択出来ます。 コメント 最大256バイト ［在席状態名］に［コメント］を入力します。
- 在席状態が登録されました。
画面例
