ここでは申請フォームの作成、申請、決裁方法、また申請の一覧表示や検索についてご説明します。

目次

申請フォームの作成

  1. 左メニュー［申請フォーム］をクリック、もしくは左メニュー［システム設定］－［ワークフロー］タブ－［申請フォーム］をクリックします。
  2. ［新規］をクリックします。
  3. 申請フォーム－登録画面が表示されます。まず、フォーム名等を入力します。赤枠内の項目を入力、設定します。
    各項目の詳細は以下の通りです。

    項目名 データタイプ 内容
    申請カテゴリ（必須） － システム設定-［ワークフロー］タブ-［申請カテゴリ］の登録データをリストから選択します。
    フォーム名（必須） 最大80バイト 登録するフォーム名を入力します。例)備品購入申請
    コメント 最大1024バイト 登録するフォームのコメントを入力します。
    設定 経路の変更を禁止する 申請経路［決裁］処理者が必須となります。

    また、申請登録時に申請経路の変更が出来ません。
    代理依頼を禁止する 承認、決裁、確認の代理設定が出来ません。
    承認者却下時に決裁者に通知する 承認が却下された際に、決裁者にも通知されます。
    承認者を必須にする 申請経路［承認］の設定が必須となります。
    確認者を必須にする 申請経路［確認者］の設定が必須となります。
    閲覧設定 権限 この申請フォームで登録された申請の閲覧権限を、権限別に選択します。
    顧客 次ステップで設定する項目の［項目種別］で［顧客］を設定した場合に選択できるようになります。

     

  4. フォーム項目を作成します。［追加］をクリックします。
  5. 各項目を入力、選択します。
    各項目の詳細は以下の通りです。

    項目名 データタイプ 内容
    項目 － 各項目グループの番号です。
    1/2 － チェックすると申請時1つの行にチェックを入れた項目とその次の項目が並んで表示されます。
    結合 － 【＋ボタン】が表示されている、または先頭行の場合、【項目名】は必須となります。
    【－ボタン】が表示されている場合は、結合して表示します。
    項目名 最大96バイト 登録する項目の名称を項目種別で選択したものの値に合うように入力します。
    項目種別 文字 80バイトまでの文字を入力する項目です。
    テキスト 2048バイトまでの文字を入力する項目です。
    数値 整数部10桁、小数部5桁までの数値を入力する項目です。
    日付 「初期値を申請日にする」がチェックされている場合、申請時に自動的に日付が入ります。
    時刻 「初期値を申請時刻にする」がチェックされている場合、申請時に自動的に時刻が入ります。
    チェック チェックボックスを作成します。
    チェック（複数） 複数複数のチェックボックスを作成します。
    リスト プルダウンから１つを選択する項目です。
    顧客 顧客マスタから選択する項目です。
    顧客担当者 顧客担当者マスタから選択する項目です。
    添付 ファイルを1つ添付する事が出来ます。
    計算 「固定値→」を選択した場合、右四角内に512バイト以内の値を入力する必要があります。
    総和 フォーム内の数値欄を利用して総和を出す事が出来ます。
    見積＊4.0.12～ 見積申請の際に使用します。［見積－詳細］の［申請］ボタンから申請を行うと、見積が紐づいた状態で申請フォームが表示されます。*見積オプションをご利用の場合に表示されます。
    必須 － チェックすると申請登録時に必須項目になります。
    項目種別が、チェック、計算、総和の場合、必須欄は表示されません。
    削除 － クリックすると対象行を削除します。
  6. ［追加］をクリックすると、行が追加されます。５．６．を繰り返して必要項目を作成します。
  7. 申請経路を登録します。［選択］をクリックして社員を選択します。
  8. ［追加］をクリックすると各申請経路が1行追加されます。処理の実行は、上位から下位へ順番に行います。
    各項目の詳細は以下の通りです。

    タイトル 内容
    承認 複数社員を登録する事が出来ます。設定で［承認者を必須にする］かつ［経路の変更を禁止する］の場合、必須項目となります。
    決済 複数社員を登録する事が出来ます。設定で［経路の変更を禁止する］の場合、必須項目となります。
    確認 複数社員を登録する事が出来ます。設定で［確認者を必須にする］かつ［経路の変更を禁止する］の場合、必須項目となります。

    ■POINT　申請経路は、必ず社員1名以上選択してください。同一グループ内に同一社員を含める事は出来ません。

    同一行に複数社員を選択した場合

    ［処理方法］を［並列処理］と［合議処理］から選択します。

    処理方法 内容
    並列処理 処理者に選択された社員のうち1名が承認を行うと次の処理へ進みます。
    合議処理 処理者に選択された社員全員が承認を行うと次の処理へ進みます。
    • 申請経路に選択できる社員は［ゲスト］権限以外の社員です。申請後に申請経路内の社員が［ゲスト］権限に変更された場合、処理できなくなり申請が中断してしまいますのでご注意ください。
  9. ［プレビュー］をクリックして、申請フォームをプレビューします。
  10. 申請フォームのプレビューが表示されます。［プレビュー解除］クリックで元画面に戻ります。
  11. ［登録］をクリックしてフォーム登録します。
  12. 申請フォームが登録されました。［フォーム名］をクリックすると詳細を確認することができます。

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申請フォームを修正する

  1. 登録した申請フォームを修正するには、左メニュー［申請フォーム］もしくは、左メニュー［システム設定］ー［オプション設定］タブー［ワークフロー］タブー［申請フォーム］をクリックします。
  2. 修正する申請フォーム名をクリックします。
  3. ［変更］をクリックして、修正を行います。修正手順は［申請フォームの作成］をご参照ください。
  4. ［更新］をクリックして完了します。

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申請を登録

作成したフォームを利用して、申請を行います。

  1. 左メニュー［申請］をクリックして［新規］をクリックします。

    もしくは［ホーム］画面－申請［新規］をクリックします。
  1. ［申請カテゴリ］、［申請フォーム］を選択します。
  2. 申請（登録）画面が表示されます。各項目を入力選択します。

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申請ボタン

［申請］をクリックすると［承認］に選択された社員へ申請が送信されます。

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プレビューボタン

  1. ［プレビュー］をクリックします。
  2. ［申請（確認）］画面が表示され、プレビュー表示されます。

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作業中保存ボタン

［作業中保存］をクリックすると、申請を行わずに作業内容を保存します。作業中保存された申請は、［申請］の［作業中］タブ、または［ホーム］画面－［申請］－［作業中］タブから表示して、申請を行うことができます。

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キャンセルボタン

［キャンセル］をクリックすると、申請をキャンセルし、申請（登録）画面に戻ります。

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計算ボタン

申請フォームに、項目種別［計算］、［総和］が設定されている場合［計算］ボタンが表示されます。［計算］をクリックすると、項目種別［総和］の項目に計算結果が反映されます。

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申請を「緊急」で通知　＊V4.0.14からの機能です 

［緊急ーメールを同時送信します］へチェックを入れると、申請が届いたことを携帯メールアドレスにも通知されます。

通知されるメールアドレスは［社員ー携帯メールアドレス］へ登録したメールアドレスです。
申請が届いたことを承認者、決裁者へ通知、決裁が完了したことや否認されたことを申請者へ通知されます。

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申請を処理（承認、却下）

申請が登録されると、申請経路に登録された社員へ［申請通知］が送信されます。
申請が決裁、却下されると、申請者へ承認結果が送信されます。

申請通知を受信

  1. 申請通知を受信すると［ホーム］画面もしくは［メッセージBox］に表示されます。メッセージの［日付］部分をクリックします。
  1. 申請フォームが表示されます。

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代理依頼

［代理依頼］をクリックすると、処理を他社員へ依頼することができます。

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承認

［承認］をクリックすると、申請が承認されます。申請が［並列処理］の場合は、決裁者へ申請通知が送信されます。［合議処理］の場合は、各経路に登録されている全社員が承認すると、決裁者へ申請通知が送信されます。

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却下

［却下］をクリックすると、申請は却下されます。却下された場合、申請者に通知が届きます。

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戻る

［戻る］をクリックすると、申請検索画面に戻ります。

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再申請

却下された申請を、申請者が開くと［再申請］ボタンが表示されます。［再申請］をクリックすると、入力内容を複写した［申請（登録）］画面が表示されます。

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複製

ログイン社員が申請し、却下以外の処理がされた申請には［複製］ボタンが表示されます。［複製］をクリックすると、入力内容を複写した［申請（登録）］画面が表示されます。

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申請一覧画面

ログイン社員が関わる申請を一覧表示します。

ホーム画面［申請］

進行中の申請が表示されます。

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左メニュー［申請］

進行中の申請と処理済みの申請（処理済タブ）が表示されます。

各タブの詳細

タイトル 内容
未処理 ログイン社員が処理者に設定されており、かつ代理依頼されていない未処理の申請、またはログイン社員が代理先に設定されている未処理の申請、またはログイン社員に通知されている未読の申請が表示されます。
処理済 ログイン社員が処理者に設定されており、かつ代理先が設定されていない処理済の申請、またはログイン社員が代理先に設定されている処理済の申請が表示されます。
代理 ログイン社員が代理先に設定されている申請が表示されます。
申請 ログイン社員が登録した申請が表示されます。
作業中 ログイン社員が登録した作業中保申請が表示されます。

 

一覧表示項目

未処理の申請を処理すると、申請は［処理済］タブへ移動します。［一覧］に表示される項目の説明は、以下の通りです。

タイトル 内容
No. 申請の申請IDが表示されます。
申請通知の場合、アイコンが表示されます。
申請フォーム

（表題）

 申請の申請フォーム、表題が表示されます。※表題が入力されている場合は［申請フォーム（表題）］の形式で表示され、未入力の場合は［（表題）］は表示されません。
代理 ログイン社員が代理先の場合、［○］が表示されます。
処理 ログイン社員に任されている処理が表示されます。
※通知でない場合［承認］、［決裁］、［確認］が表示されます。
※通知の場合［通知］が表示されます。
進行状況 申請の進行状況が表示されます。
※通知でない場合［承認中］、［決裁中］、［確認中］が表示されます。
※通知の場合［取消］、［却下］、［承認中］、［決裁中］、［確認中］、［完了］が表示されます。
申請者 申請者社員名が表示されます。
申請日時 申請日時が表示されます。
最終処理者 最終処理者が表示されます。
最終処理日時 最終処理日時が表示されます。
  • フォーム名をクリックすると申請フォームが表示されます。

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申請の検索や一覧表示を行います。ログイン社員が申請者、処理者、代理先のいずれかに設定されている申請のみ表示されます。ログイン社員が含まれない申請は表示されません。

  1. 左メニュー［申請検索］をクリックします。検索条件を設定して［検索］をクリックします。
  2. ［一覧］に検索結果が表示されます。［申請フォーム（表題）］をクリックすると各申請フォームが表示されます。
  3. 申請フォームが表示されました。
    こちらの画面では［代理先］欄の処理のみを行うことが出来ます。承認、決裁、却下、確認等の処理は左メニュー［申請］で行います。

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